gdpr-3443620_1920Politica privind protectia datelor cu caracter personal

Regulamentul General Privind Protectia Datelor (GDPR) a fost creat cu scopul de a reglementa modul in care datele personale ale cetatenilor Uniunii Europene sunt protejate de organizatii, companii si alte structuri.

 

Ca si asociatie, datele tale sunt importante pentru noi, la fel de mult ca si pentru tine. De aceea, ne dorim sa lucram impreuna pentru a ne asigura ca stii in orice moment ce date detinem noi ca si organizatie despre tine, cum efectuam procesarea acestor date, in ce scopuri le folosim si ce drepturi ai tu asupra lor.

Date pe care le colectam

Asociatia ZURY proceseaza date personale in urmatoarele contexte/situatii: formulare de aplicare/inscriere, CV-uri si alte documente personale (de ex. scrisori de motivatie/intentie) trimise de persoane interesate sa aplice pentru diverse proiecte/activitati ale organizatiei, formulare de inscriere, cereri de adeziune si candidaturi trimise pentru a deveni voluntar sau angajat al asociatiei, date de contact pentru baza de date interna a structurii pentru trimiterea de newslettere sau comunicari/noutati privind activitati/actiuni/evenimente/proiecte desfasurate.

Datele pe care le procesam in aceste contexte/situatii cuprind, in mare parte urmatoarele: date de contact cum ar fi nr. de telefon sau adresa de e-mail, numele si prenumele, data nasterii, localitatea de rezidenta/domiciliul, adresa de rezidenta/domiciliu, date ale C.I. si/sau a pasaportului precum si datele de expirare in cazul lor sau raspunsul personal la diverse intrebari care ne ajuta sa realizam selectia participantilor pentru diverse proiecte/activitati/actiuni/evenimente pe care le desfasuram.

Asociatia utilizeaza de asemenea Google Analytics in scopul evaluarii traficului pe site-ul propriu: nr. de vizitatori, nr. de vizualizari ale paginilor website-ului, timpul petrecut de un utilizator pe site etc.

Cum obtinem datele 

Datele la care am facut referire mai sus sunt obtinute si procesare de asociatie doar prin acordul personal al respectivelor persoane. De exemplu, acest lucru se face prin completarea si transmiterea unor formulare de inscriere/selectie, CV-uri si alte documente personale (de ex. scrisori de motivatie/intentie), copii alte actelor personale (in functie de caz, acestea pot fi C.I, pasaport, diplome de studii sau alte certificari). Acest acord este solicitat de asociatie prin intermediul documentelor solicitate, avand astfel optiunea de a opta pentru colectarea si procesarea datelor personale transmise noua, ca si asociatie si utilizarea lor in scopul pentru care servesc respectivele documente/informatii (in conformitate cu apeluri de proiecte/activitati, anunturi de recrutare/selectie pentru diferite pozitii in cadrul organizatiei etc.). Acest acord are loc efectiv prin bifarea unei casute aflate la finalul documentelor solicitate de Asociatia ZURY, in functie de fiecare situatie/context in parte. In alte situatii, in care acest lucru nu este posibil (de ex. in transmiterea simpla a unui CV personal), inainte de a-ti oferi acordul privind transmitera datelor personale si a altor date continute in astfel de documente, te rugam sa parcurgi informatia cu privire la GDPR (Politica privind protectia datelor cu caracter personal) asa cum este ea descrisa pe site-ul organizatiei, aici: http://zury.org/?page_id=1850. Transmiterea acestor informatii si documente catre Asociatia ZURY (prin intermediul electronic sau pe suport hartie) implica automat acordul tau.

De ce colectam/procesam si cum utilizam datele personale 

Colectarea si procesarea datelor se face pentru buna desfasurare a activitatilor si proiectelor asociatiei, de care diverse persoane pot beneficia, si in special pentru asigurarea conformitatii cu realitatea, pentru asigurarea comunicarii si existenta unor date de contact in caz de nevoie. Aditional, organizatia mai colecteaza date personale (nume si prenume, adresa de e-mail si/sau telefon) de la participantii la diverse activitati/proiecte/evenimente/actiuni desfasurate in varii contexte/situatii in vederea informarii ulterioare a acestora persoane si mentinerii acestora la curent cu activitatea organizatiei.

Acordul privind acest lucru se face punctual, in acele contexte/situatii prin completarea unor liste de prezenta (de regula, pe hartie) si prin acordul scris oferit cu DA, mentionat in cadrul listei de prezenta. Aceste date sunt introduse intr-o baza de date care este utila asociatiei in vederea informarii tinerilor dar si a altor persoane cu privire la activitatile si proiectele desfasurate de asociatie, evenimentele locale organizate la care pot lua parte in calitate de participanti, voluntari etc., oportunitatile de voluntariat, formare, training sau de alta natura la care se pot angaja aceste persoane, in masura in care doresc acest lucru. Colectarea si procesarea acestora date are astfel doar un scop informativ.

Unde stocam datele si cine are acces la ele

Datele tale sunt stocate de regula pe liste de prezenta (in forma scriptica, pe suport hartie), de la activitati/actiuni/evenimente organizate de asociatiei, si in cadrul bazei de date interne a organizatiei, in masura ti-ai dat acordul sa fii la curent cu activitatea noastra. Acestea sunt stocate/arhivate in cutii de arhivare in functie de proiectele in contextul carora au fost colectate si sub forma unui fisier de baze de date intern. Acestea nu sunt prezente/stocate sub nicio forma in mediul online. Accesul la ele este permis membrilor asociatiei, angajatilor si voluntarilor in masura in care acest lucru este absolut necesar; sau pentru a informa persoanele din baza de date despre anumite proiecte/actiuni/evenimente/activitati ale asociatiei care ar putea fi de interes pentru acestia. Stocarea datelor este facuta strict in scopul pentru care fiecare persoana si-a oferit consimtamantul (cu mentiuni de rigoare in acest sens, acolo unde e cazul), iar accesul la ele este oferit doar persoanelor care au sarcini conexe si ajuta la atingerea unor obiective care necesita accesul direct la acestea.

La ce ne angajam 

Asociatia pastreaza cu strictete datele personale ale tuturor persoanelor care intr-o forma sau alta si-au oferit consimtamantul in acest sens. Asociatia ZURY nu colecteaza date personale de la terte persoane, nu cumpara si nu vinde date personale sau de alta natura, si nici nu le transmite mai departe altor persoane sau entitati, cu exceptia partenerilor locali, nationali sau internationali cu care colaboreaza si care ii (pot) solicita aceste date. Colectarea si procesarea datelor are intotdeauna o baza legala si este motivata: fie prin acordul exprimat de fiecare persoana, fie de de interesul legitim sau indeplinirea unor obligatiile legale sau contractuale ale asociatiei (de ex. prin participarea unor persoane in proiecte cu finantare europeana etc.)

In masura in care o persoana a beneficiat prin intermediul asociatiei de finantare europeana sau de alta natura, in contextul caruia ne sunt solicitate indeplinirea unor obligatii legale, unele date personale le vom stoca pentru o durata de pana la 5 ani, dupa incheierea contractelor pentru acele proiecte.

Ce drepturi ai tu

In orice moment, ne poti solicita:

  • sa iti actualizam datele tale personale, daca e cazul
  • sa iti transmitem ce date personale anume detinem in acest moment despre tine
  • sa nu te mai contactam in vederea informarii cu privire la diverse proiecte/activitati pe care organizatia le desfasoara (acest lucru insemnand in cele mai multe cazuri stergerea adresei de e-mail si/sau a nr. de telefon din baza noastra de date interna)
  • stergerea si/sau distrugerea datelor personale pe care le avem de la tine (in anumite contexte acest lucru poate insemna si acordul unei persoane de a-si retrage automat o candidatura/aplicatie pentru un proiect, deoarece nu vom avea o baza legala pentru a putea continua procesarea documentelor tale; in alte cazuri, de ex. in contextul in care ai participat deja intr-un anumit proiect sau la o activitate unde ne sunt si noua solicitate indeplinirea unor obligatii contractuale, acest lucru nu va fi posibil, decat dupa incetarea termenului obligatoriu dat de finantator pentru arhivarea datelor)

Toate aceste solicitari le poti face prin transmiterea unui simplu e-mail la urmatoarea adresa de e-mail: zury.association@gmail.com.

Iti multumim ca esti alaturi de noi!